Privacyverklaring voor sollicitanten, medewerkers en vrijwilligers

1. Algemeen

Als je bij Pleyade werkt of wilt gaan werken dan verwerken wij jouw persoonsgegevens. We vinden het
belangrijk om zorgvuldig met je gegevens om te gaan en beschermen deze zo goed mogelijk, in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Verder verwerken wij gegevens van personen die onze website bezoeken. Hiervoor is ons cookieverklaring van toepassing.
Wij behouden het recht voor om deze verklaring te veranderen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De actuele versie is terug te vinden op onze website, www.werkenbijpleyade.nl.

2. Definities

Hieronder lees je wat wij bedoelen met de woorden die in deze verklaring worden gebruikt:
Persoonsgegevens: alle gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. Hierbij kun je denken aan uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer of sollicitatiegegevens.
Verwerken van persoonsgegevens: alles wat er met je persoonsgegevens kan worden gedaan. Hierbij kun je denken aan het verzamelen, vastleggen, opslaan, bewerken, opvragen, raadplegen, na verloop van tijd wissen.

3. Wat is het doel van de verwerking en waarom mogen we deze verwerken (grondslag)

De doelen waarvoor Pleyade je gegevens verwerkt zijn:

• Het betalen van je salaris, reiskosten en dergelijke.
• Het voeren van administratie: als zorgaanbieder zijn we wettelijk verplicht om een administratie te voeren van medewerkers, bijvoorbeeld voor het doen van onze belastingaangifte.
• Je te kunnen bellen of mailen als dat nodig is voor het werk of je sollicitatie.

De redenen (grondslagen) op basis waarvan wij je persoonsgegevens mogen verwerken zijn:

• Uitvoeren van een overeenkomst: op basis van het arbeidscontract of vrijwilligersovereenkomst die
  we met je hebben afgesloten verwerken wij persoonsgegevens.
• Toestemming: voor het gebruiken van foto’s op bijvoorbeeld de website en in brochures vragen we om je toestemming. Door het plaatsen van je profielfoto op Digipleyn verleen je impliciet toestemming.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld de identificatieplicht, en belastingwetgeving.
• Gerechtvaardigd belang: dit is van toepassing onder andere voor cameratoezicht

4. Gebruik van je persoonsgegevens

Je persoonsgegevens kunnen alleen ingezien en verwerkt worden door bevoegden zoals je (toekomstige) leidinggevende. Daarnaast de afdelingen die als taak hebben om persoonsgegevens van medewerkers, vrijwilligers of sollicitanten te verwerken. Hierbij kun je denken aan de personeel en salarisadministratie
en opleidingen. Een rechtenstructuur bepaalt wie welke gegevens kan inzien. Ook kunnen je gegevens gebruikt worden voor kwaliteitscontroles en intern onderzoek.
Waar het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of bij wettelijke verplichtingen verstrekken we je gegevens aan derden. bijvoorbeeld de belastingdienst. Verder kunnen we persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld archiefopslag en vernietigingsbedrijven, drukkerijen voor het adresseren van brieven en ICT leveranciers. Daar waar van toepassing hebben we verwerkersovereenkomsten met deze leveranciers afgesloten waarin de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens zijn vastgelegd. Je persoonsgegevens worden niet verstrekt aan organisaties buiten Nederland.

5. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten op basis van automatisch verwerkte persoonsgegevens, waaraan rechtsgevolgen voor je verbonden zijn. Hiermee worden besluiten bedoeld die door een computerprogramma of –systeem worden genomen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker) tussen komt.

6. Beveiligingsmaatregelen

Om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking hebben wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen. Wij maken gebruik van veilige netwerkverbindingen, beveiligingssoftware (firewall), virusscanners, two factor authenticatie en/ of encryptie. Bovendien hebben alle medewerkers die toegang hebben tot je persoonsgegevens een
wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht, waardoor zij geen informatie mogen delen met onbevoegden. Dit geldt ook na beëindiging van hun dienstverband.
Met derden die je persoonsgegevens verwerken in onze opdracht hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor dezelfde mate van beveiliging en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens volgens de wettelijke bewaartermijnen. Deze zijn:

• Gegevens van personeel die fiscaal relevant zijn: tot zeven jaar na einde dienstverband
• Loonbelastingverklaringen (ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe) en kopie van identiteitsbewijs: Tot vijf jaar na einde dienstverband
• Sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift): bij afwijzing na een sollicitatie,
  uiterlijk vier weken. Als er toestemming gegevens door de sollicitant dan houden we de sollicitatie maximaal een halfjaar in portefeuille.
• concurrentiebeding: zolang het beding geldt
• correspondentie bestuurder/Personeelszaken/direct leidinggevende die in het personeelsdossier zitten: tot beëindiging van het dienstverband en eventueel afhankelijk van ontslagsituatie tot twee jaar daarna

8. Inzage, wijziging, verwijderen of afschermen van persoonsgegevens

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om eventuele toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens (bv bij gebruik foto’s of beeldmateriaal) in te trekken of bezwaar te maken tegen het verwerking door Pleyade. Ook heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid, wat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens beschikbaar te stellen.
Wil je een verzoek indienen zoals hierboven beschreven? Neem dan contact op met de adviseur gegevensbescherming door een mail te sturen naar: privacy@pleyade.nl. Afhankelijk van het type verzoek kunnen we je vragen om je te legitimeren. We reageren binnen 4 weken op je verzoek.

9. Verwijzingen en hyperlinks naar websites van derden

Onze website bevat verwijzingen en hyperlinks naar websites van derden. Pleyade is niet verantwoordelijk voor hoe deze websites met persoonlijke gegevens omgaan. Op deze websites is het privacy beleid van deze derden van toepassing.

10. Cookies

Wij maken op onze website gebruik van functionele en analytische cookies. Door het gebruik van cookies krijgen wij onder andere inzicht in welke delen van onze website eventueel verbeterd moeten worden. Via uw browserinstellingen kunt u eventueel de geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies blokkeren. Voor meer informatie over het verwijderen en blokkeren van cookies verwijzen wij u naar de helpfunctie van uw browser.

11. Verantwoordelijkheid

Pleyade is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Pleyade is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder het nummer: 09125621. De contactgegevens zijn:
Pleyade
Postbus 4020
6803 EA Arnhem
Telefoonnummer: 026 7517300
Website: www.pleyade.nl

12. Vragen en klachten

Als je vragen of klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt je contact opnemen met de adviseur gegevensbescherming, via privacy@pleyade.nl.
Pleyade
T.a.v. adviseur gegevensbescherming
Postbus 4020
6803 EA Arnhem

Mocht je onverhoopt niet tevreden zijn over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, dan kunt je een klacht indienen bij de privacy toezichthouder van Nederland, de Autoriteit Persoonsgegevens, via:
Autoriteit Persoonsgegevens
Prins Clauslaan 60
P.O. Box 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 070 - 888 8500
Fax: 070 - 888 8501
e-mail: info@autoriteitpersoonsgegevens.nl
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl